Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej

Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej

Zalet korzystania z systemu CRM, który jest dostosowany specjalnie do potrzeb agencji eventowej jest wiele.

Specyfika pracy agencji eventowych jest taka, że korzystają one z usług wielu podwykonawców. Nic dziwnego, ciężko oczekiwać, żeby ta sama firma zapewniła catering, udekorowała salę, wydrukowała zaproszenia, zadbała o oświetlenie i jeszcze wystąpiła na scenie. Zazwyczaj każdą z tych usług wykonuje inna firma.

Skoordynowanie pracy tylu podwykonawców, panowanie nad informacjami, które ich dotyczą, nad umowami, cennikami, ofertami, może być bardzo trudne. I będzie trudne, jeśli wszystkie te dane będziesz trzymał w arkuszu Excela i na dysku własnego komputera. Gwarantuję Ci, że wtedy bardzo szybko, razem ze współpracownikami, pogrążysz się w chaosie. Stracisz mnóstwo czasu na szukanie danych kontaktowych konkretnego podwykonawcy.

Można tego uniknąć. Wyobraź sobie, że dane wszystkich podwykonawców trzymane są w jednym systemie. W systemie CRM, do którego mają dostęp wszyscy pracownicy Twojej agencji eventowej.

W tym artykule pokażę Ci, jak można zorganizować swoją bazę podwykonawców i jakie opcje w tym zakresie daje CRM dla agencji eventowej.

Moduł podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej


Po zalogowaniu się do systemu CRM dla agencji eventowej, po lewej stronie zobaczysz moduły. Moduł podwykonawcy jest czwarty na liście. Po kliknięciu, po prawej stronie zobaczysz listę wszystkich podwykonawców:

Zrzut ekranu systemy CRMeventowy - Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej

Filtrowanie podwykonawców w systemie CRM


Jeśli Twoja agencja eventowa ma bardzo wielu podwykonawców i nie masz czasu przewijać całej listy w poszukiwaniu konkretnego podwykonawcy, możesz użyć filtrowania.

Filtrować możesz na parę sposobów:

Zrzut ekranu systemy CRMeventowy - Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej
Zrzut ekranu systemy CRM eventowy - Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej
Zrzut ekranu systemy CRMeventowy - Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej

Jeśli na liście w systemie CRMeventowy nie ma kategorii, która w Twojej agencji eventowej jest niezbędna, nie martw się. W dalszej części artykułu wyjaśnię, dlaczego to nie problem.

Dane podwykonawców agencji eventowej w systemie CRM


Omówiliśmy widok całej listy podwykonawców. Na liście dane, które są widoczne to: nazwa podwykonawcy, miasto, numer telefonu, e-mail i kategoria. Czyli informacje najważniejsze, takie, których możesz potrzebować, jeśli szybko chcesz się skontaktować z podwykonawcą.

To jednak nie wszystko. Po kliknięciu otwiera nam się szczegółowy widok podwykonawcy z dodatkowymi danymi:

Zrzut ekranu systemy CRMeventowy - Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej

Nazwa i opis

Poza pełną nazwą możemy wprowadzić krótki opis usług. Dzięki temu pracownicy agencji eventowej mogą szybko dowiedzieć się, czy ten podwykonawca oferuje usługi, których oni potrzebują, żeby zorganizować wydarzenie.

Kategorie

Kategorie ułatwiają utrzymanie porządku w systemie CRM. Te, które dostępne są w podstawowej wersji systemu CRM dla agencji eventowej to:

Dane do płatności

Podwykonawcom płacić trzeba. Zamiast przeszukiwać skrzynkę mailową w poszukiwaniu numeru konta, wystarczy otworzyć profil podwykonawcy i szybko zrobić przelew.

Status

Nie wszyscy podwykonawcy, z którymi do tej pory pracowała Twoja agencja eventowa, wciąż świadczą swoje usługi. Jeśli pracownik kontaktuje się z podwykonawcą i okaże się, że podwykonawca nie zajmuje się już tą działalnością, pracownik może zmienić status na nieaktywny albo usunięty. Dzięki temu oszczędzi pracy współpracownikom, jeśli oni chcieliby się skontaktować z tą firmą. Będą wiedzieli, że to bezcelowe.

Dane adresowe

Po prawej stronie profilu podwykonawcy znajdują się dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres, telefony, adresy e-mail oraz NIP. Możemy wprowadzić też dodatkowy adres dostawy, jeśli jest inny niż adres firmy.

Pliki

Na pierwszy rzut oka może Ci się wydawać, że to już wszystko. Ale jeśli zjedziesz nieco niżej, zobaczysz, że w profilu podwykonawcy masz miejsce na pliki, które z tym konkretnym podwykonawcą są związane. Możesz tu zamieścić umowy, oferty, cenniki czy jakiekolwiek inne pliki, których możesz potrzebować. Jeśli pracownik Twojej agencji eventowej będzie chciał porównać oferty kilku podwykonawców, nie będzie musiał szukać ich na dysku własnego komputera albo prosić współpracowników o wysłanie ich mailem. Wystarczy, że wejdzie do systemu CRM dla agencji eventowej i szybko otworzy plik.

Pliki można umieszczać na zasadzie drag&drop lub załadować z komputera:

Zrzut ekranu systemy CRMeventowy - Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej

Dodawanie nowego podwykonawcy


Jeśli dopiero zaczynasz pracę z systemem CRM dla agencji eventowej, to nie masz w swoim systemie żadnych podwykonawców. Jak ich dodać?

W module podwykonawcy kliknij dodaj:

Zrzut ekranu systemy CRMeventowy - Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej

Wypełnij dostępne pola, a następnie kliknij utwórz:

Zrzut ekranu systemy CRMeventowy - Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej

Generowanie zamówienia


System CRM umożliwi Twojej agencji eventowej nie tylko gromadzenie danych w jednym miejscu. To system wielofunkcyjny. Ty i Twoi pracownicy możecie trzymać w nim swoje listy zadań, możecie wystawiać tu faktury oraz generować zamówienia. I skoro przy zamówieniach jesteśmy, tworząc zamówienie, możesz wybrać podwykonawcę ze swojej bazy:

Zrzut ekranu systemy CRMeventowy - Podwykonawcy w systemie CRM dla agencji eventowej

Dostosowanie systemu CRM do Twojej agencji eventowej

Ciężko jest stworzyć system, który będzie idealny dla każdej agencji eventowej. Rozumiem, że Twoje potrzeby mogą być specyficzne. Być może będziesz potrzebował dodatkowych kategorii, bo korzystasz z podwykonawców, których nijak nie możesz przypisać do kategorii już istniejących w systemie CRMeventowy.

Możliwe, że potrzebujesz dodatkowych statusów do wyboru. Albo innych pól, które pomogą Ci uporządkować dane o podwykonawcach w optymalny dla Ciebie sposób.

Być może chciałbyś mieć możliwość filtrowania podwykonawców po innych polach niż te, które są dostępne w systemie CRMeventowy. Albo wolałbyś, żeby na liście podwykonawców były widoczne inne dane.

Wszystko da się załatwić. Mogę dostosować system CRM do Twojej agencji eventowej. Tak, żeby działał najlepiej, jak się da i żebyś Ty mógł z niego wyciągnąć jak najwięcej.

Jeśli masz pytania dotyczące systemu CRM dla agencji eventowej, skontaktuj się ze mną. Chętnie Ci pomogę.

Zobacz Demo

© 2019 crmeventowy.pl - KODERiUM

Demo | Kontakt | Polityka Prywatności | Blog


Jaki wybrać system CRM dla agencji eventowej?
Jak zacząć wdrażać system CRM w agencji eventowej?
Co można zautomatyzować w firmie dzięki systemowi CRM?