Jeśli zastanawiasz się nad zakupem systemu CRM w swojej agencji eventowej, jednym z powodów, które stopują Cię przed działaniem, może być strach przed wdrożeniem. Boisz się, że po zakupie system nie będzie spełniał Twoich oczekiwań. Obawiasz się, że pracownicy nie będą umieć lub nie będą chcieli go używać. Innymi słowy, nie chcesz zmarnować swoich pieniędzy.
Ten artykuł opisuje pierwsze kroki, które koniecznie musisz wykonać, jeśli chcesz skutecznie wdrożyć system CRM w agencji eventowej.
Ustal cel wdrożenia
Co jest powodem, dla którego zacząłeś zastanawiać się nad zakupem systemu CRM? Czy przytłacza Cię ilość wysyłanych maili i bałagan z tym związany? System CRM znacznie usprawni komunikację.
Może masz problem z wyszukiwaniem danych? W systemie CRM dla agencji eventowej będziesz mógł zebrać wszystkie umowy, faktury i inne dane w jednym miejscu. Tym samym ułatwisz do nich dostęp.
Chcesz, żeby Twoim pracownicy pracowali wydajniej? Dzięki systemowi CRM będziesz mógł efektywniej zlecać zadania i mieć podgląd, na którym etapie projektu są.
System CRM pomoże w kontaktach z klientami. Dzięki systemowi będziesz mógł przypisać opiekuna do konkretnego klienta. Twój pracownik będzie tworzył notatki ze spotkań i ustaleń, a także zapisze czas kolejnego kontaktu. Wszystkie dane związane z klientem będą w jednym miejscu.
Twoje cele a funkcje systemu CRM
Celów może być znacznie więcej. Zanim zaczniesz przeglądać i porównywać funkcje systemów CRM, spisz na kartce swoje cele. Później skonfrontuj je z dostępnymi funkcjami.
Zastanów się, czy na pewno potrzebujesz wszystkich funkcji, które oferuje dostawca systemu CRM. Mnogość funkcji nie zawsze oznacza, że jeden system jest lepszy od drugiego.
Skoncentruj się na tym, żeby dostępne funkcje pomagały Ci w osiąganiu celów. Nie idź w ilość a w jakość.
Porozmawiaj z pracownikami
System CRM ma służyć nie tylko Tobie. Przede wszystkim ma być przydatny i wygodny dla Twoich pracowników.
Zorganizuj spotkanie z pracownikami. Zapytaj ich, z czym mają największe problemy i jakie funkcje, które mają systemy CRM, najbardziej pomogą im w pracy.
Określ budżet
Wiesz już, z czego bierze się cena systemu CRM i masz świadomość jak porównywać ceny. Zastanów się, czy chcesz płacić abonament miesięczny, czy płacić za rok z góry. A może interesuje Cię jednorazowa płatność?
Przelicz dokładnie, ile możesz przeznaczyć. Koniecznie zrób to, zanim zaczniesz porównywać systemy. Dzięki temu nie będziesz tracił czasu na zapoznawanie się z systemami CRM, które znacznie przekraczają Twój budżet.
Powinieneś też zastanowić się, czy koszt systemu CRM ma szansę się zwrócić. Czy dzięki systemowi, Twoi pracownicy będą pracować wydajniej? Czy dzięki temu Twoja agencja eventowa będzie mogła zorganizować więcej wydarzeń?
Szukaj oprogramowania
Dopiero kiedy przejdziesz przez wszystkie powyższe punkty, możesz zacząć rozglądać się za systemem CRM. Porównuj funkcje, zestawiaj je ze swoimi celami. Odrzucaj systemy, które nie mieszczą się w Twoim budżecie. Włącz w poszukiwania swoich pracowników.
Kiedy wybierzesz kilka systemów, które spełniają Twoje wymagania, przetestuj je. Każdy system, powinien mieć dostępną wersję demo.
Jeśli chciałbyś wypróbować system CRM, który został specjalnie stworzony tak, żeby usprawniać pracę agencji eventowej, zapraszam do wypróbowania wersji demo.